Com combinar correspondència amb OpenOffice / 19 juliol 2010

Com combinar correspondència amb OpenOffice

Aquesta és una de les tasques bàsiques d'ofimatica.  De forma general es tracta de combinar el contingut d'una base de dades, amb un text de plantilla, i enviar el text combinat a les adreces indicades.

Amb OpenOffice.org això es pot fer de forma molt fàcil utilitzant Base per a guardar la taula amb les dades a combinar i Writer per a fer la plantilla. Si el que volem fer són etiquetes, podem utilitzar l'assistent específic disponible.

Per a fer una combinació des de zero, per exemple per enviar una carta personalitzada per correu electrònic seguiríem els següets passos:

1. Primer de tot, hem de tenir configurat el SMTP d'enviament de correu que farà servir l'OpenOffice: Eines->Opcions-OpenOffice.org Writer->Adreça electrònica de la combinació. Degut al caràcter "universal" del GMail, aquesta seria l'opció que em vindria de gust fer servir però l'OpenOffice (si més no a la versió 3.2 sobre Ubuntu) no tracta bé les connexions segures de GMail, així que el descarto.
Faré servir una altre servidor SMTP: el del meu proveïdor d'accés a Internet és una bona tria, però molts proveïdors de correu gratuit proporcionen servidors SMTP.
Posarem a
Nom: el nostre nom
Adreça electrónica: l'adreça de correu sota la que s'enviaran els missatges
Paràmetres del servidor
Nom del servidor: smtp.elmeuservidor.com (aquí posarem el host)
Port: Si no fa servir SSL és 25, SI va sobre SSL, serà 465
marcar o desmarcar "Utilitza una connexió segura (SSL)" segons correspongui
Clic al botó Autenticació del servidor i indicarem el nom d'usuari i la contrasenya.

En acabar, puc provar les connexions. Quan tot està OK segueixo endavant

2. El següent NO es fa servir en les combinacions de correspondència. Sinó quan se li demana a l'OpenOffice que envii un document per correu. Es tracta de configurar el client de correu per defecte:  a Eines->opcions->Internet->Correu electrònic. En el meu cas, faig servir thunderbird i hi tinc posat: /usr/bin/thunderbird

3. A continuació, amb OpenOffice Base, faig una nova base de dades i, molt important, la registro. Al registrar-la OpenOffice "coneixerà" i posarà a disposició de totes les aplicacions la nova base de dades.
Afegeixo una taula d'adreces. La taula d'adreces podria tenir, per exemple, les següents columnes.
nom:  nom per l'emaling
direccio: carrer, núm. pis i porta.
cp: codi postal
poblacio: poble o ciutat
email: adreça d'enviament

i informo la taula amb algunes dades

4. Amb OpenOffice Writer faig la plantilla. Escric el text que m'interessa (per exemple una carta presentant un producte) i insereixo els camps variables que es correspondran amb els de la taula d'adreces. Això ho faré amb Insereix->Camps->Altres...
Apareix la llista de les bases de dades registrades. Trio la base de dades que he creat i registrat abans. Es desplega la llista de taules d'aquesta base de dades. Trio la taula d'adreces i se'm desplega la llista de camps.

5. Ara es tan senzill com triar el camp que vulguem de la llista de camps i  prémer el botó Insereix. En el document del writer, al lloc on es trobi el cursor, apareixerà el camp remarcat en gris. Fins que no la tanqui, la finestra d'inserció de camps restarà oberta. Per tant puc situar-me allà on vulgui del document writer i triar camps de la llista. Repeteixo fins haver col·locat tots els camps als llocs que em semblen adequats de la plantilla. En aquest moment ja tinc una plantilla amb camps vinculats a la base de dades.

6. El següent pas és executar l'auxiliar de combinació de correu. Eines->Auxiliar de combinació de correu...

pas 1. Li dic que faci servir el document actual de plantilla.
pas 2. Trio entre combinació tipus correu electrònic o del tipus carta (per facilitat, trio tipus correu electrònic)
pas 3

a). Si he triat tipus carta, hauré de sel·leccionar la taula que conté les adreces i podré definir el format dedel bloc corresponent a l'adreça del destinatari
b) si he triat tipus correu electrònic, aleshores només he de dir-li la taula que conté les adreces

pas 4. Puc crear, opcionalment, un bloc de salutació.
pas 5. En aquest pas, puc previsualitzar  els documents combinats, o descartar-ne alguns.
pas 6. En entrar en aquest pas es generen els documents. Ara puc editar individualment cadascun d'ells.
pas 7. Finalment, en aquest punt puc desar el document de plantilla inicial, o bé  desar el document combinat (com un únic document, o com un document per cada combinació), o imprimir el combinat, o puc enviar cada document combinat per correu a la seva adreça d'enviament. Faré això últim

pas 8. A "paràmetres del correu electrònic" li dic el nom de columna que conté l'adreça de correu dels destinataris. Poso un títol i indico de quina forma vull enviar els correus combinats: com cos del missatge, o com adjunt al missatge. En cas d'enviat-lo com adjunt, puc afegir (fent click a propietats) un petit text de presentació.

Finalment, faig click a "Envia els documents" i vet aquí que si tot ha estat correctament configurat, els correus són enviats.