Apunts de Tecnologia: Com migrar de MSOffice a OpenOffice.org (i 2)

En la darrera blocada presentava el pla general de migració de MS Office (en endavant MSO) a OpenOffice.org (en endavant OOo), segons l'esquema que proposa Sun en els seus WhitePapers (WP).

Fer d'ODF el format per defecte a l'organització
Seguint la recomanació del WP cal establir la política de que el format per defecte dels documents a partir d'haver completat la migració sigui el nadiu d'OpenOffice.org, és dir, el format ODF (OpenDocument format) que és un format estàndar ISO i que, això és molt important, també està suportat des del Service Pack 2 de MSO 2007. Per a versions més antigues Oracle-Sun proporciona un plugin ODF que afegeix aquest suport.

ODF és un format adequat, doncs, per a la comunicació amb empreses externes. Tanmateix, per a organitzacions que no siguin capaces de llegir ODF, l'OOo permet enviar correus amb formats PDF i formats de MSO.

Compartir i convertir documents
Els filtres d'importació i exportació de l'OOo seran suficients per a l'amplia majoria de documents de MSO. L'intercanvi de documents amb usuaris de MSO funciona normalment sense problemes, ara bé, els documents poden mostrar-se lleugerament diferents després de la conversió. Les macros d'Excel no funcionaran a l'OOo Calc; en general, les macros de Word i d'Excel probablement no funcionaran. Serà necessari un reajustament manual

Les característiques de l'MSO que caldrà vigilar són:

Word: Objectes OLE, índexos.
Excel: Objectes OLE, Taules pivot, alguns diagrames
Power Point: Objectes OLE, alguns efectes multimèdia

Compartir documents amb usuaris de MSO 2007 (i posteriors)
Les noves versions de MSO introdueixen característiques noves que no són compatibles amb l'OOo i que, de fet, no són compatibles ni amb versions antigues de MSO.
Per tant cal tenir en compte que la probabilitat de trobar-se amb aquestes característiques quan es comparteixen documents amb usuaris de versions recents de MSO és elevada.

Tanmateix, l'MSO implementa el que es coneix com a mode de compatibilitat que avisa als usuaris de que les característiques noves no estan suportades i els permet desar els documents en els formats de MSO97 o MSO2003.

Desant els documents en aquests formats soluciona molts dels problemes de compatibilitat. Tanmateix el mode de compatibilitat a l'MSO no està activat per defecte.

Escenaris i casos d'estudi

Escenari 1. Migrar tota l'empresa de cop.

Aquest escenari és escaient a PIMES. Una planificació i fites possibles per a la migració podrien ser les següents:

1. Començar a experimentar amb OOo. Encetar un programa pilot d'us del l'OOo. Definir un grup d'usuaris que participi en el pilot.

2. Iniciar l'anàlisi dels documents i de l'entorn tecnològic.
2.1 Determinar quins són els documents que necessiten ser convertits, en quin grau. Determinar les dificultats que apareixeran al fer la conversió dels documents.
2.2 Fer servir qüestionaris per a identificar les aplicacions que depenen de, o que proporcionen, interfícies cap l'MSO.

3. Kick Off. Punt de partida oficial del procés de migració. Aquesta fita ve caracteritzada per:
3.1 Instal·lació als clients i els servidors que calguin de l'OOo. OOo i MSO conviuran en aquests sistemes fins la retirada definitiva de l'MSO.
3.2 Organitzar els empleats en equips i formar-los en l'ús de l'OOo, i en com verificar i corregir les lleugeres diferències que provocarà la conversió de plantilles i documents. La formació haurà de tenir en compte que es treballarà en un entorn mixt

4. Iniciar la conversió del documents pertanyents al negoci i als diferents departaments. En encetar aquest punt l'OOo haurà d'estar instal·lat a tots els ordinadors clau de l'empresa.

5. Iniciar l'auditoria dels documents convertits. En aquest punt els documents ja han estat convertits i els usuaris ja estan formats. Els usuaris han d'estar capacitats per verificar la fidelitat dels documents dels documents convertits. Els usuaris que no estiguin participant directament en el procés de migració poden començar a convertir els seus propis documents

6. Iniciar l'ús de l'OOo per a la creació de nous documents. En aquest punt tots els documents crítics ja han estat convertits, auditats i , si ha estat necessari, corregits. Els usuaris poden crear nous documents en el format nadiu i estàndar ISO, l'OpenDocument Format (ODF) fent servir l'OOo. Des d'aquest moment, el MSO només es farà servir per imprimir o editar documents prèviament existents de MSO.

7. Confirmar la data de caducitat definitiva de l'MSO. En aquest punt, tota l'empresa i els diferents grups de treball haurien d'haver estat convertits a ODF. Tots els sistemes de missió crítica haurien d'estar funcionant sobre OOo i tots els usuaris haurien de tenir un bon grau de competència i de productivitat amb l'OOo. Tanmateix, es bo recordar als usuaris que l'MSO serà retirat dels seus escriptoris en breu, de forma que tinguin una idea clara de quant temps els resta per a convertir i revisar els seus propis documents si és que encara els cal fer-ho.

8. Retirar l'MSO. En assolir aquesta fita tothom a l'organització fa servir OOo. I la migració dels documents i solucions de negoci ja hauria d'haver estat completada. És el moment de retirar l'MSO de la xarxa de l'empresa i dels escriptoris dels empleats.
Tanmateix, si s'ha incorregut en retards en la conversió o cal fer la re-enginyeria de fitxers de missió crítica, aleshores cal mantenir almenys una instal·lació d'MSO.

Escenari 2. Migració de l'organització per departaments.

Aquest escenari difereix de l'anterior en que les fites són per als diferents departaments i no per a l'organització. La clau és determinar l'ordre en que migren els diferents departaments.:
- Cal minimitzar els reptes que planteja treballar en un entorn mixt. Començar pels departaments que no els cal intercanviar documents amb altres departaments

- Continuar amb els departaments que només han de visualitzar o imprimir documents d'altres departaments. Aquests departaments hauran de fer servir els filtres d'importació i conversió per a poder visualitzar els documents de MSO.

- Finalment, migra els departaments que han d'intercanviar informació basada en documents amb altres departaments.

Escenari 3. Entorns mixts OOo / MSO

Els entorns mixts són aquells en els que coexisteixen OOo i MSO. Ens aquests entorns hi han dues formes principals de compartir documents: la compartició passiva de documents, i la compartició de documents editables.pr

Compartició passiva de documents
En aquest escenari, els documents compartits s'utilitzen per a distribuir informació i no es requereix cap altre acció. Per exemple, els documents es fan servir per distribuir informació als empleats sobre les noves polítiques corporatives. Un altre exemple: la distribució dels estàndards de condicions contractuals per als clients o per als col·laboradors.

La millor aproximació per a aquest escenari és la distribució dels documents en el format PDF. PDF és fàcil de crear (encara més amb OOo) i és ideal per a catàlegs, cartes, factures i formularis.

Amb l'OOo existeix la possibilitat de descarregar-se l'extensió Sun PDF Import Extension de Sun que permet crear un fitxer híbrid. Aquest plugin permet exportar el document com un fitxer .pdf que conté dos formats de fitxer: PDF i ODF. EL fitxer té l'extensió pdf i és visualitzable amb els visors estàndard de PDF i, a més, pot ser carregat i editat des de l'OOo.

Compartició de documents editables
En aquest escenari els destinataris poden editar els continguts dels documents compartits, per exemple per a proporcionar un feedback, o per afegir continguts abans que els documents passi a terceres parts. El problema més gros d'aquest escenari és que no es poden fer assumpcions sobre la capacitat de llegir documents en format ODF per la tercera part. Majoritàriament, doncs, el format de fitxer comú en un entorn mixt és el format propietari de MSO.

Una aproximació és fer de ODF el format per defecte de l'organització. L'estandarització facilitarà l'intercanvi, el seguiment i el suport als documents. Per a aquesta solució caldrà que els usuaris de MSO disposin d'una instal·lació paralel·la d'OOo, o bé la instal·lació del plugin ODF de MSO. Com s'ha dit anteiorment, el plugin ODF de l'MSO permet obrir, editar i desar en format ODF.

Una altre aproximació és distribuir els documents compartits en format de MSO, especialment si només hi ha un petit percentatge d'usuari treballant amb OOo a l'organització.

Un parell de suggeriments que poden ajudar a millorar la inter-operabilitat en un entorn mixt:
- Fer d'OOo la suite ofimàtica per defecte i ODF el format per defecte en aquells grups on els empleats treballen intensament en col·laboraciço, fins i to encara que part dels membres del grup no formin part de l'organització. Com s'ha dit, el plugin d'ODF de l'MSO ha permet a aquests usuaris llegir i escriure documents ODF.

- Introduir dues fases en la compartició d'un document. Una fase de col·laboració i una fase d'edició. En la fase de col·laboració un document es comparteix un document inicial entre els diferents usuaris de l'entorn mixt. Per a aquesta fase es pot utilitzar el format que d'MSO o d'ODF, però si es tria ODF aleshores cal desplegar el plugin ODF en les instal·lacions dels usuaris de MSO. La decisió de quin format és el que finalment es tria depèn de la suite dels autors. Si la majoria d'autor del document utilitzen OOo aleshores aquest hauria de ser el format de document utilitzat; si no és així, aleshores hauria de ser el de l'MSO.

Un cas d'estudi
Una gran empresa industrial va migrar el 90% de la seva plantilla a StarOffice (la versió d'OOo de pagament de Sun) mitjançant el seu propi departament d'informàtica. Després de la migració van mantenir unes poques instal·lacions d'MSO per a permetre al departament de finances de poder seguir fent servir macros i eines basades en Excel i per a poder assegurar la compatibilitat amb terceres parts com clients o empreses col·laboradores.

Despres de la migració, el format oficial dels documents és ODF per a documents editables i PDF per distribució de informació en documents només de lectura.

Internament,la majoria dels empleats fan servir ODF. Els empleats que encara fan servir els formats de MSO ho fan perquè pertanyen a equips on la documentació circula en aquest format.

Per a la col·laboració entre equips que fan servir formats diferents, es fa servir el format de MSO. Els equips que treballen amb StarOffice fan servir els filtres d'importació i exportació de l'StarOffice per a convertir els documents.

Per a les comunicacions externes es fa servir el format PDF. Si els destinataris externs han d'editar els documents, aleshores han d'instal·lar-se el plugin d'ODF per a poder editar els documents des de l'MSO.

Sumari
La migració a OOo es pot assolir fàcilment amb una bona planificació, recursos suficients i una bona gestió del projecte. L'estalvi que s'obté de migrar a OOo és substancial: El 100% dels costos de llicències. Sense despeses de manteniment, ni l'obligació contractual d'adquirir les actualitzacions. Aquesta llibertat i flexibilitat juntament amb l'estalvi de despesa fa molt interessant iniciar una prova pilot d'avaluació de l'OpenOffice.org.

Documentació i enllaços útils

La documentació Online de l'OpenOffice.org http://documentation.openoffice.org/

Documentació descarregable: