Els butlletins o newsletter són publicacions digitals que poden ser periòdiques o de campanya, aporten noticies i informació especialitzada i personalitzada a un conjunt de subscriptors. Es tracta d'una eina de comunicació de comunitats digitals que ve fent-se servir des de fa molt de temps i que continua fent-se servir a la web 2.0.
La temàtica dels newsletter, doncs, pot ser qualsevol: notícies, productes, serveis, ofertes... Tot allò que pugui tenir interès per als subscriptors.
Característiques dels newsletter
El newsletter no és molt llarg. Típicament és l'equivalent a un, o dos com a màxim, folis de text.
Els newsletter es reben com correu electrònics. La gestió de la llista de correu dels destinataris és, doncs, clau per a l'èxit del newsletter.
El format amb el que s'envia el newsletter és important. Si volem assegurar que el newsletter arriba a tothom de forma llegible aleshores no hi ha més remei que apostar per un mínim comú, i aquest és el text simple, que és la forma de presentació minimalista (però eficient) d'un newsletter. Ara bé, també és cert que la majoria de programes per llegir correu admeten el format HTML.
Una altre opció és enviar el newsletter com adjunt en un format de text ric, com poden ser RTF (Rich Text Format), DOC (Format de MSWord 2003), ODT (Document de Text OpenDocument Format, el format nadiu d'OpenOffice.org/LibreOffice), o el clàssic PDF.
Si es fa servir HTML, o un format ric, aleshores és una bona idea que el newsletter tingui una coherència formal característica, un “llibre d'estil”, que tingui en compte, per exemple, la font de lletra o l'us amb criteri de subratllats, negretes, cursives i ressaltats. Una forma de mantenir aquest estil és fer servir plantilles.
La incorporació d'enllaços també enriqueix la presentació del Newsletter. És recomanable afegir al mateix newsletter enllaços de contacte, per subscriure's o desubscriure's, i enllaços a la pàgina web, bloc, Facebook, Twitter o qualsevol de les eines 2.0 que també estiguin disponibles per a la comunitat del newsletter.
És una bona idea que el newsletter no ocupi molt d'espai a la bústia de correu dels subscriptors. Un missatge de molts KB pot provocar el rebuig pel destinatari i també és un candidat a ser esborrat quan es plena la bústia. No tots els usuaris tenen, o coneixen, l'opció d'arxivar els correus de la bústia. Això vol dir que en cas d'incloure imatges, millor que siguin poques i que tinguin dimensions raonables.
El que es pot fer és afegir enllaços al contingut multimèdia, en comptes d'encastar-lo al newsletter. També és interessant mantenir una versió online del newsletter, de forma que l'usuari tingui l'opció d'accedir-hi i veure-la amb el navegador, per si el seu client de correu té alguna limitació amb l'HTML.
L'estructura del newsletter
Per exemple, aquesta:
Els destinataris: Al BCC, ocults al públic . Si hi han molts subscriptors la solució més potent és fer servir programari de gestió de llistes de correu. La llista de correu ens permetrà moderar els missatges, gestionar els usuaris, les respostes automàtiques...
L'assumpte del missatge: pot incloure algun text que l'identifiqui i així es facilitarà a l'usuari la creació d'un filtre per a organitzar la bústia en carpetes. En tot cas, cal que el títol principal sigui breu i atractiu (però no enganyós) i que anunciï el contingut del butlletí.
L'encapçalament: podria incloure un petit logo, el número de publicació del newsletter, la data de publicació, un enllaç a la versió online del newsletter, un enllaç per subscriure's i/o desubscriue's...
El contingut: breu, concís, personalitzat si és possible. Amb un criteri coherent per a la mida de lletra, subratllats, negretes, cursives o ressaltats. Preferiblement amb poques imatges i, si calen, més aviat petites, adaptades a la mida més reduïda que tenen els panells de vista prèvia dels lectors de correu. Enllaçar, millor que encastar, el contingut multimèdia, fitxers de descàrregues, altres pàgines.
Un peu, que pot tenir els enllaços al correu electrònic de contacte, a la pàgina web, blog, facebook, twitter... de la comunitat digital.
Quin programari cal per a fer un newsletter?
Amb tots els requeriments esmentats, una bona opció de programari per a newsletter serà, doncs, tot aquell programari (lliure ;-) que permeti:
- generar format HTML (i posar enllaços).
- ús de plantilles.
- automatitzar l'enviament dels correus.
- publicar el Newsletter a Internet com una pàgina web.
- OpenOffice.org / LibreOffice. Permet l'us de plantilles. Generació de formats ODT, PDF, DOC, RTF, HTML. OOo/LO correctament configurats permeten l'enviament del correu personalitzat (emailing i combinació de correu).
- Editor d'HTML. Us de plantilles. Limitat a HTML. HTML estàndard i major controls de la presentació al client. Publicació (FTP) a Internet. Cal combinar-lo amb un programari de correu.
- Enviament de correu a pocs usuaris: Thunderbird, fent servir la seva agenda d'adreces. Si es fa servir Thunderbird recordar-se de posar els destinataris en BCC. Cal anar amb molt de compte amb això. Podem tenir problemes inesperats si la llista d'adreces de correu dels subscriptors es fa pública.
- Enviament per correu a molts usuaris: programari de llistes de correu com Mailman. Gestió d'altes i baixes de subscripcions, respostes automàtiques, rebots...
- Finalment, una opció més sofisticada podria ser un editor de newsletter i llista de correu tot integrat a un CMS, per exemple, un mòdul de newsletter a Drupal. La integració amb el CMS, de la llista de correu, del newsletter, i workflows d'aprovació i publicació permeten la col·laboració de diversos departaments en la creació del newsletter i la gestió de comunitats grans o múltiples comunitats de subscriptors.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada